La negoziazione è un processo decisionale che consente di raggiungere un compromesso o un accordo evitando discussioni e controversie. Accade spesso, in una discussione, che una persona cerchi di imporre il proprio punto di vista, dimenticando che il successo non è dato dalla vittoria sugli altri ma nel riuscire a ottenere i propri obiettivi prefissati. Ognuno di noi ha degli obiettivi di grande importanza, a cui non vuole fare a meno. Il buon mediatore sa identificarli, trattare e proporre la giusta intesa. Ascolta, media, mette in accordo tutte le parti. Chiunque di noi può diventare un buon negoziatore.
Esistono varie forme di negoziazione che vengono utilizzate in base a diversi contesti e situazioni: vendita, acquisti, contesti giuridici, controversie, accordi con dipendenti, con colleghi, con partner, ecc. Sono poche nel mondo le persone che hanno capacità negoziali innate, tutti gli altri riescono ad apprenderle grazie a corsi di negoziazione.
Le 5 competenze necessarie
Vuoi essere un ottimo negoziatore ed utilizzare al meglio le diverse metodologie di contrattazione? Il primo passo è partecipare a dei negotiation workshop, corsi di specializzazione grazie ai quali acquisisci know-how professionale e metodologie di applicazione. Ti viene insegnato come affrontare i diversi tipi di trattativa, a sviluppare le tue capacità comunicative ed inizi a mettere in pratica il corretto schema mentale volto alla conciliazione.Ogni processo di negoziazione prevede cinque fasi, che allo stesso tempo rappresentano anche cinque competenze che ogni buon negoziatore dovrebbe possedere:
- Preparazione – Capacità organizzativa
- Discussione – Capacità comunicativa e assertività
- Negoziare verso un risultato win-win – Capacità nella conduzione e nelle trattative
- Accordo – Capacità di conciliazione
- Linea d'azione – Capacità di pianificazione
1. Preparazione
Prima di qualsiasi negoziato, è importante decidere quando e dove si terrà l’incontro, chi vi parteciperà, il tempo a disposizione, gli obiettivi prefissati. Come in una battaglia, il generale parte avvantaggiato se conosce già luogo, uomini, disposizioni, tempi e strategie d’azione. In questa fase devi assicurarti che tutti i fatti pertinenti siano condivisi e ricordare ai partecipanti le "regole di gioco". Ne risulta che, devi essere una persona ben organizzata.
2. Discussione
In questa fase, ogni persona deve avere tempo a disposizione per esporre il proprio punto di vista. L’obiettivo è comprendere ogni punto di vista. Le abilità chiave di questa fase sono: saper fare domande, saper ascoltare, essere chiari e concisi. E’ utile prendere appunti nel caso nascano incomprensioni o siano necessari chiarimenti nel proseguo. E' estremamente importante ascoltare, evitando di interrompere.
Dalla discussione devono uscire ben chiari gli obiettivi di tutte le parti in causa. È utile elencare questi fattori in ordine di priorità identificando anche i dettagli, in modo che non si verifichino malintesi per accordi successivi.
3. Negoziare verso un risultato win-win
Questa fase è molto delicata, si concentra su ciò che viene definito “risultato win-win" (in cui vincono entrambe le parti). L’obiettivo è ricercare una soluzione d’intesa comune, un punto d’incontro che concede alcuni obiettivi principali all’una e all’altra parte. Possono essere utilizzate anche strategie alternative e compromessi. In questa fase devi essere un buon comunicatore, chiaro, abile nel condurre le trattative, devi saper individuare e proporre i giusti punti di incontro. Inoltre, devi avere abilità di problem solving (risoluzione di problemi).
4. Accordo
E’ più facile arrivare ad un accordo se le parti hanno un atteggiamento propositivo e sanno ascoltare l’altro. Ogni tipo di accordo deve essere chiaro, ben spiegato e condiviso tra le parti. In questa fase devi saper mediare, non devi rimanere imparziale fino in fondo. Devi far avvicinare e armonizzare due pensieri che nascono opposti. Devi essere un vero conciliatore.
5. Linea d'azione
Dall'accordo ne deriva una linea d'azione, un programma che le parti dovranno seguire, magari a step o secondo una linea temporale precisa. In questa fase devi essere pragmatico, avere l’abilità di pianificazione e coordinamento. Devi essere un buon project manager.
In caso di mancato accordo
Se il processo di negoziazione si interrompe e non si arriva ad un accordo, è necessario rinegoziare subito un'ulteriore incontro. In questo modo si evitano inutili discussioni e perdite di tempo. Nella riunione successiva, le fasi di negoziazione possono essere ripetute una ad una. Le singole situazioni dovrebbero essere riesaminate prendendo in considerazione nuove idee e ovviamente nuovi punti di incontro.